บริการตรวจสอบประวัติพนักงาน (Employee Background Check) เลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ
แม้ว่าการสัมภาษณ์งานจะเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการคัดเลือกบุคลากรใหม่ แต่การใช้ บริการตรวจสอบประวัติพนักงาน (Employee Background Check) คือกุญแจสำคัญที่ช่วยสร้างความโปร่งใสและยืนยันว่าข้อมูลในเรซูเม่ของผู้สมัครเป็นความจริง ไม่ว่าจะเป็นประวัติการทำงานหรือคุณสมบัติทางวิชาการ
ข้อมูลจากผลสำรวจของ HR.com ซึ่งจัดทำในนามของ Professional Background Screening Association (PBSA) ระบุว่า ธุรกิจถึง 96% เลือกใช้การตรวจสอบประวัติก่อนการจ้างงานอย่างน้อยหนึ่งรูปแบบ อย่างไรก็ตาม เมื่อความนิยมเพิ่มขึ้น ความซับซ้อนในการเลือกใช้บริการให้ถูกต้องตามกฎหมายและเหมาะสมกับความต้องการขององค์กรก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย
บริการตรวจสอบประวัติพนักงานคืออะไร?
บริการนี้คือระบบ (มักอยู่ในรูปแบบเว็บแอปพลิเคชัน) ที่ช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลสาธารณะเพื่อตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน โดยจุดเด่นไม่ได้อยู่ที่การเข้าถึงข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ความสะดวก ความครอบคลุมของแหล่งข้อมูล และความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจจ้างงาน
รูปแบบการให้บริการมีหลากหลาย ตั้งแต่ซอฟต์แวร์แบบ Standalone ที่เรียกใช้เป็นรายครั้ง, ฟีเจอร์เสริมในระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HR Software), ไปจนถึงการเชื่อมต่อผ่าน API (Application Programming Interface) ซึ่งเป็นช่องทางที่ให้นักพัฒนาสามารถนำระบบตรวจสอบประวัติไปรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ภายในของบริษัทได้อย่างไร้รอยต่อ
ประเภทของการตรวจสอบประวัติที่นิยมใช้
ผู้จัดการฝ่าย HR สามารถเลือกตรวจสอบข้อมูลได้หลายด้านตามความเหมาะสมของตำแหน่งงาน ดังนี้:
- ประวัติการทำงานและการศึกษา: ยืนยันวุฒิการศึกษาและประสบการณ์การทำงานจริง
- ประวัติอาชญากรรมและใบขับขี่: ตรวจสอบความปลอดภัยและประวัติทางกฎหมาย
- การตรวจสารเสพติดและเครดิตบูโร: มักใช้กับตำแหน่งที่ต้องรับผิดชอบด้านการเงิน (Fiduciary Responsibility)
- การตรวจสอบโซเชียลมีเดีย: แม้จะเป็นที่นิยมแต่ก็มีข้อถกเถียงสูง เนื่องจากอาจนำไปสู่การอคติ (Bias) และละเมิดความเป็นส่วนตัว รวมถึงอาจพบข้อมูลที่กฎหมายห้ามถาม เช่น ความเชื่อทางศาสนาหรือรสนิยมทางเพศ
ข้อควรระวังด้านกฎหมายและมาตรฐาน
การตรวจสอบประวัติไม่ใช่เรื่องที่จะทำได้ทันทีโดยไม่มีการควบคุม ผู้ว่าจ้างต้องปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะ FCRA (Fair Credit Reporting Act) ซึ่งเป็นกฎหมายกลางที่ควบคุมความถูกต้อง ความเป็นธรรม และความเป็นส่วนตัวของรายงานข้อมูลผู้บริโภค
ข้อกำหนดสำคัญที่นายจ้างต้องปฏิบัติ:
- ต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครก่อนเริ่มการตรวจสอบ
- ผู้สมัครมีสิทธิ์เข้าถึงบันทึกข้อมูลและโต้แย้งข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้
- ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมายเพื่อให้มั่นใจว่าขั้นตอนการคัดกรองสอดคล้องกับกฎหมายในแต่ละท้องที่
นอกจากนี้ ควรเลือกผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองจาก PBSA ซึ่งกำกับดูแลโดย Background Screening Credentialing Council (BSCC) เพื่อให้มั่นใจในมาตรฐานการดำเนินงาน
เปรียบเทียบผู้ให้บริการตรวจสอบประวัติชั้นนำ
| ผู้ให้บริการ | จุดเด่นหลัก | ข้อสังเกต | ราคาต่อรายงาน (โดยประมาณ) |
|---|---|---|---|
| Checkr | เหมาะกับ Gig Economy, UI ทันสมัย, รองรับหลายภาษา | ระยะเวลาดำเนินการอาจนานกว่าบางราย | $35 |
| GoodHire | ใช้งานง่าย, ราคาคุ้มค่า, มีแหล่งข้อมูลสนับสนุนเยอะ | ไม่รองรับหลายภาษา | $29.99 |
| IntelliCorp | เหมาะกับองค์กรอาสาสมัคร, ตรงต่อเวลา, ราคาถูกที่สุด | ไม่รองรับหลายภาษา | $27.95 |
| Accio Data | ปรับแต่งได้สูง, เหมาะสำหรับบริษัท CRA (Consumer Reporting Agency) | UI พื้นฐาน, แหล่งข้อมูลจำกัด | ไม่ระบุ |
| SterlingOne | ตรวจสอบเชิงลึก, เชื่อมต่อระบบ ATS ได้ดี | UI ซับซ้อน, ราคาไม่ชัดเจน | ไม่ระบุ |
| A Good Employee.com | เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์, บริการลูกค้าดี | UI ล้าสมัย, ไม่รองรับหลายภาษา | ไม่ระบุ |
ข้อเท็จจริงสำคัญ
- ความเร็วในการรายงาน: ระยะเวลาดำเนินการ (Turnaround Time) ขึ้นอยู่กับความเร็วของฐานข้อมูลรัฐและท้องถิ่น ไม่ใช่เพียงแค่ตัวซอฟต์แวร์
- ช่วงเวลาที่ควรตรวจ: ธุรกิจส่วนใหญ่มักตรวจสอบในขั้นตอนสุดท้ายก่อนยื่นข้อเสนอจ้างงาน หรือให้การจ้างงานมีเงื่อนไขว่าต้องผ่านการตรวจประวัติก่อน
- การเก็บข้อมูล: โดยทั่วไปบริการเหล่านี้จะดึงข้อมูลย้อนหลัง 7 ปี ตามมาตรฐานการเก็บรักษาข้อมูลของบริษัทส่วนใหญ่
- การรับรอง: Checkr, GoodHire, IntelliCorp และ SterlingOne เป็นผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองจาก PBSA
คำถามที่พบบ่อย
การตรวจสอบประวัติพนักงานจำเป็นต้องขออนุญาตก่อนหรือไม่?
จำเป็นอย่างยิ่ง นายจ้างต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครงานก่อนดำเนินการตรวจสอบ เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลและมาตรฐาน FCRA
ทำไมบางบริษัทถึงไม่แนะนำให้ตรวจสอบโซเชียลมีเดีย?
เพราะอาจทำให้ผู้ว่าจ้างเห็นข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น ความเชื่อทางการเมืองหรือศาสนา ซึ่งอาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ลำเอียงและผิดจริยธรรม รวมถึงไม่มีมาตรฐานในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ชัดเจน
ระยะเวลาในการรอผลตรวจสอบประวัติขึ้นอยู่กับอะไร?
ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลที่เรียกใช้ หากเป็นฐานข้อมูลระดับรัฐบาลกลางจะรวดเร็ว แต่หากต้องดึงข้อมูลจากศาลท้องถิ่นหรือฐานข้อมูลระดับเทศบาลอาจใช้เวลานานกว่าปกติ
ควรเลือกใช้บริการตรวจสอบประวัติแบบใดจึงจะเหมาะสมที่สุด?
ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ เช่น หากเป็นบริษัทขนาดเล็กที่เน้นความรวดเร็วและทันสมัย Checkr หรือ GoodHire เป็นตัวเลือกที่ดี แต่หากต้องการความลึกในการตรวจสอบสำหรับตำแหน่งสำคัญ SterlingOne จะตอบโจทย์มากกว่า
